Seine Aufgaben besser bewältigen


Zu viele zu erledigende Aufgaben können einen aus dem Gleichgewicht bringen
Zu viele zu erledigende Aufgaben können einen aus dem Gleichgewicht bringen. Foto: Daria Nepriakhina / unsplash

Termine, Aufgaben, Fristen… wir leben in einer stressigen Zeit. Und neben dem Abarbeiten von unzähligen ToDo-Punkten und lästigen Pflichten, möchten wir uns im Leben auch weiterentwickeln. Wir können doch nicht nur auf der Erde sein, um eine dringende Aufgabe nach der anderen gerade noch rechtzeitig so zu erledigen, bevor schon wieder längst die nächsten auf uns warten? Sie Fragen sich manchmal, wie Sie Ihre Aufgaben besser bewältigen können?

Mit „Getting Things Done“ seine Aufgaben besser bewältigen

Die Grundprinzipien der GTD-Methode

  1. Aufgaben sammeln
  2. Aufgaben verarbeiten
  3. Aufgaben organisieren
  4. Aufgaben durchsehen
  5. Aufgaben erledigen

Die GTD-Methode bietet ein klares und strukturiertes Konzept zur Bewältigung von Aufgaben und Projekten. Es kann dazu beitragen, den Kopf frei zu bekommen und den Stress im Alltag zu reduzieren. Durch die systematische Erfassung und Strukturierung von Aufgaben kann man den Überblick behalten und effektiver arbeiten. Im Folgenden fassen wir diese einzelnen, einfachen Schritten kurz zusammen:

Erläuterungen zu den einzelnen GTD-Schritten

  1. Aufgaben sammeln (immer und sofort): Notieren Sie alle Aufgaben, Projekte, Ideen und Erinnerungen, die Ihnen zu Beginn und dann auch im Laufe des Tages durch den Kopf gehen sofort. Ob Sie ein Notizbuch oder eine digitale App dafür verwenden ist egal. Hauptsache, Sie notieren wirklich alles in Ihren „Eingangskorb“ und entlasten dadurch sofort Ihr Gehirn. Dieses bleibt sonst immer in Alarmbereitschaft, um nicht etwas zu vergessen, an das man denken wollte. Mehr sollen Sie zu diesem Zeitpunkt mit diesen Gedanken oder Aufgaben nicht machen (planen Sie hier noch keine Details!).
  2. Aufgaben verarbeiten (wenn Zeit dafür ist, mindestens einmal pro Woche): Schauen Sie die gesammelten Aufgaben näher an. Überlegen Sie hier bei jeder Notiz worum es sich eigentlich handelt. Wie muss ich eigentlich (bis wann) reagieren? Sind mehrere Handlungsschritte erforderlich? Dann ist die Aufgabe ein „Projekt“ und muss in kleine Einzelschritte mit konkreten, greifbaren Handlungen zerlegt werden (sonst neigt man dazu die Aufgaben vor sich herzuschieben). Dauert die Erledigung weniger als 2 Minuten? Dann erledigen Sie diese sofort! Oder erfordert die Notiz überhaupt eine Handlung von mir? Falls nein: kann ich sie löschen oder ist es eine Information für die Zukunft oder muss ich beispielsweise eines Tages handeln?
  3. Aufgaben organisieren (gleich anschließend nach „verarbeiten“): Übertragen Sie die Ergebnisse aus dem vorherigen Schritt in übersichtliche Listen. Allen schlägt hierbei ein ausgeklügeltes System vor mit Listen wie die Liste der „nächsten Schritte“, die „Eines Tages / vielleicht“-Liste, Listen wie „unterwegs zu erledigen“, „am Telefon zu erledigen“, die „Warten-auf“-Liste etc. – wichtig ist es, hierbei einzelne, konkrete Aufgaben zu erfassen und keine zu vagen komplexen Handlungen zu notieren. Nur so arbeitet man Projekte Stück für Stück ab. Das erstellen der Listen, die zu Ihnen passen, nimmt vorab einmalig etwas Zeit in Anspruch.
  4. Aufgaben durchsehen: Haken Sie die auf diesem Weg bereits erledigten Aufgaben ab und planen Sie die noch zu erledigenden Aufgaben („was mache ich als nächstes“?). Das System muss regelmäßig gepflegt werden, damit Ihr Gehirn sich darauf verlässt und wirklich entspannt! Der Freitag eignet sich am besten dazu, um vor dem Wochenende nochmal Ordnung für die kommende Woche zu schaffen. Sie schenken Ihrem Gehirn damit die Möglichkeit darauf zu vertrauen, dass Sie alles vorbereitet haben und sich nicht das ganze Wochenende Gedanken machen müssen, wie es dann am Montag weitergeht.
  5. Aufgaben erledigen: Aus den immernoch zahlreichen Aufgaben wählen Sie nun eine Aufgabe aus und bearbeiten diese. Diese haben Sie mit GTD übersichtlich sortiert und die Wahrscheinlichkeit den „Wald vor lauter Bäumen nicht mehr zu sehen“ ist viel geringer. Bei der Auswahl dürfen Sie sich dennoch auch von Ihrer Intuition führen lassen. Es könnte z.B. eine Aufgabe aus Ihrer neuen „Liste der nächsten Schritte“ sein.

Neugierig geworden?

Übersicht über seine Aufgaben zu haben ist ein wichtiger Schritt zu einem guten Gefühl!
Übersicht über seine Aufgaben zu haben ist ein wichtiger Schritt zu einem guten Gefühl!

Diese Beiträge von uns könnten Sie auch interessieren: