Termine, Aufgaben, Fristen … wir leben in einer stressigen Zeit. Und neben dem Abarbeiten unzähliger To-do-Punkte und lästiger Pflichten möchten wir uns im Leben auch weiterentwickeln. Wir können doch nicht nur auf der Erde sein, um eine dringende Aufgabe nach der anderen gerade noch rechtzeitig zu erledigen, während schon längst die nächsten auf uns warten. Fragst Du Dich manchmal, wie Du Deine Aufgaben besser bewältigen kannst?
Wie Du weißt, lieben wir den Emotionscode, den Bodycode und auch COBIMAX. Damit haben wir auch bei den Themen Stress und Resilienz gute Erfahrungen gemacht. Und was kannst Du darüber hinaus selbst tun, um einen besseren Überblick über Deine Aufgaben zu bekommen und sie leichter zu bewältigen?
Mit „Getting Things Done“ seine Aufgaben besser bewältigen
Wir haben für Dich recherchiert und es selbst getestet: Die Getting-Things-Done-Methode (kurz GTD) ist ein Konzept zur persönlichen Produktivität, das von David Allen entwickelt wurde. Es geht darum, den Kopf zu entlasten, indem man Aufgaben und Projekte in einem externen System erfasst und strukturiert. Das Beste: Jeder kann das Prinzip einfach testen und umsetzen. Ein Notizbuch oder eine digitale Aufgabenverwaltung genügt bereits. Wir geben Dir in diesem kurzen Artikel einen Einblick in die Methode. Danach kannst Du selbst entscheiden, ob Du Dich ausführlicher damit beschäftigen möchtest.
Die Grundprinzipien der GTD-Methode
- Aufgaben sammeln
- Aufgaben verarbeiten
- Aufgaben organisieren
- Aufgaben durchsehen
- Aufgaben erledigen
Die GTD-Methode bietet ein klares und strukturiertes Konzept zur Bewältigung von Aufgaben und Projekten. Sie kann dabei helfen, den Kopf zu entlasten, den Überblick zu behalten und Aufgaben systematischer anzugehen. Im Folgenden fassen wir die einzelnen Schritte kurz zusammen:
Erläuterungen zu den einzelnen GTD-Schritten
- Aufgaben sammeln (immer und sofort): Notiere alle Aufgaben, Projekte, Ideen und Erinnerungen, die Dir zu Beginn und im Laufe des Tages durch den Kopf gehen. Ob Du ein Notizbuch oder eine digitale App verwendest, ist egal. Hauptsache, Du notierst wirklich alles in Deinem „Eingangskorb“. Dadurch musst Du nicht ständig versuchen, offene Punkte im Kopf zu behalten. Mehr solltest Du zu diesem Zeitpunkt mit diesen Gedanken oder Aufgaben noch nicht machen – plane hier noch keine Details.
- Aufgaben verarbeiten (wenn Zeit dafür ist, mindestens einmal pro Woche): Schau Dir die gesammelten Aufgaben näher an. Überlege bei jeder Notiz, worum es sich eigentlich handelt: Muss ich reagieren? Bis wann? Sind mehrere Handlungsschritte erforderlich? Dann ist die Aufgabe ein „Projekt“ und sollte in kleine Einzelschritte mit konkreten, greifbaren Handlungen zerlegt werden. Dauert die Erledigung weniger als zwei Minuten? Dann erledige sie nach dem GTD-Prinzip sofort. Oder erfordert die Notiz überhaupt eine Handlung? Falls nein: Kann sie gelöscht werden, ist sie eine Information für später oder gehört sie auf eine „Eines Tages“-Liste?
- Aufgaben organisieren (direkt anschließend an das Verarbeiten): Übertrage die Ergebnisse aus dem vorherigen Schritt in übersichtliche Listen. Allen schlägt dafür ein ausgeklügeltes System vor – etwa eine Liste der „nächsten Schritte“, eine „Eines Tages / vielleicht“-Liste, Listen wie „unterwegs zu erledigen“, „am Telefon zu erledigen“ oder eine „Warten auf“-Liste. Wichtig ist, einzelne konkrete Aufgaben zu erfassen und keine zu vagen, komplexen Handlungen zu notieren. So lassen sich Projekte Stück für Stück bearbeiten. Das Erstellen der Listen, die zu Dir passen, nimmt anfangs etwas Zeit in Anspruch.
- Aufgaben durchsehen: Hake erledigte Aufgaben ab und prüfe regelmäßig, was als Nächstes ansteht. Das System sollte gepflegt werden, damit Du Dich darauf verlassen kannst und offene Punkte nicht ständig im Kopf behalten musst. Der Freitag kann sich beispielsweise gut eignen, um vor dem Wochenende Ordnung für die kommende Woche zu schaffen. So weißt Du, dass die nächsten Schritte vorbereitet sind, und musst Dir nicht das ganze Wochenende Gedanken darüber machen, wie es am Montag weitergeht.
- Aufgaben erledigen: Aus den weiterhin zahlreichen Aufgaben wählst Du nun eine konkrete Aufgabe aus und bearbeitest sie. Mit GTD hast Du Deine Aufgaben übersichtlich sortiert, sodass es leichter wird, den „Wald vor lauter Bäumen“ wieder zu sehen. Bei der Auswahl darfst Du Dich dennoch auch von Deiner Intuition führen lassen. Es könnte zum Beispiel eine Aufgabe aus Deiner neuen „Liste der nächsten Schritte“ sein.
🧭 Praktische Übung: GTD einfach ausprobieren
Nimm Dir heute einmal 10 Minuten Zeit und probiere die Grundidee aus:
- Schreibe alles auf, was gerade in Deinem Kopf herumschwirrt.
- Entscheide bei jedem Punkt: Muss ich etwas tun?
- Formuliere den nächsten konkreten Schritt.
- Ordne ihn einer passenden Liste oder einem Termin zu.
- Wähle anschließend genau eine Aufgabe aus und beginne.
Neugierig geworden?
Für eine ausführliche Darstellung des Systems ist dieser kleine Bericht natürlich zu kurz. Er soll Dir die Technik vorstellen und Dich dazu motivieren, sie einfach einmal auszuprobieren. Hör dabei ruhig auch auf Dein Bauchgefühl. Nach unserer Erfahrung kann die Arbeit mit dem Emotionscode dazu beitragen, die eigene Wahrnehmung und Intuition bewusster wahrzunehmen. Vielleicht spürst Du schnell, ob GTD gut zu Dir passt. In David Allens Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ kannst Du Näheres nachlesen. Viel Spaß und Erfolg beim Zurückgewinnen Deiner Souveränität im Alltag!
Wenn der Stress schon so weit überhandgenommen hat, dass Du gar nicht mehr weißt, wo Du am besten anfangen sollst, lies auch unseren Artikel „7 Tipps gegen Stress im Alltag“. Dort findest Du einfache Möglichkeiten, wieder etwas mehr Ruhe und Struktur in Deinen Alltag zu bringen. Und falls Du den Emotionscode selbst anwendest, kannst Du das Thema „Stress“ für Dich bearbeiten oder es in einer Sitzung bearbeiten lassen.
